Canal de denuncias

Se trata de un canal de comunicación confidencial entre trabajadores, clientes, proveedores y otras partes relacionadas y Centro Alum SAU.

Ámbito de las denuncias

Se podrá comunicar cualquier posible irregularidad o incumplimiento relacionado con malas prácticas financieras, contables, comerciales o de cumplimiento normativo, así como cualquier otro acto ilícito cometido por empleados o personas relacionadas con Centro Alum SAU, tal como recogen los artículos 2 y 3 de la Ley 2/2023.

Protección al denunciante

Los denunciantes e informadores que utilicen el canal de denuncias según los artículos 2 y 3 de la Ley 2/2023 se verán amparados frente a las represalias según lo dispuesto en los artículos 35 y siguientes de la Ley 2/2023.

Comunicación de la denuncia

La comunicación se realizará desde la página del canal de denuncias (link), cumplimentando el formulario adjunto que se remitirá al responsable de cumplimiento de Centro Alum SAU.

Una vez realizada la denuncia, se enviará un correo electrónico a la dirección de contacto informada con un enlace de seguimiento. En el caso de que la denuncia se haya realizado de forma anónima, se mostrará por pantalla un código de seguimiento y una contraseña.

Contenido de la denuncia

Las denuncias recibidas deben contener los datos necesarios para poder llevar a cabo el análisis de los hechos denunciados. Así, las comunicaciones recibidas deberán cumplir como mínimo los siguientes requisitos:

• Exposición clara y detallada de los hechos.
• Identificación de la Sociedad o Unidad de Negocio en la que hayan tenido lugar.
• Nombre y datos de contacto del denunciante y su vinculación con el Grupo para facilitar el análisis y seguimiento de la denuncia. Existe también la posibilidad de realizar la denuncia de forma anónima.
• Identificación de las personas involucradas con el comportamiento denunciado o con conocimiento del mismo.
• Momento en el que ocurrió o ha estado ocurriendo el hecho.
• Aportar, si se considera necesario, documentos, archivos u otra información que se estime relevante para la evaluación y resolución de la denuncia.

Seguimiento de la denuncia

Una vez realizada la denuncia, esta será validada en un plazo máximo de 7 días naturales.

El plazo máximo para la resolución de las denuncias es de 90 días, a contar desde el día en que ésta haya sido validada. En algunos casos, debido a la complejidad de algunas investigaciones, el plazo máximo podría aumentarse en otros 90 días.

Se podrá ver el estado de la denuncia en cualquier momento desde la página del canal de denuncias utilizando el código de seguimiento y la contraseña facilitados en el momento de realizar la denuncia.

Mientras la denuncia esté abierta o en trámite, se podrán añadir comentarios y adjuntar archivos que aporten pruebas adicionales.

En el supuesto de que el investigador asignado a la denuncia necesitará más información, esta será solicitada a través del chat del canal de denuncias. En el caso de las denuncias NO anónimas, se avisará también a través de correo electrónico a la dirección facilitada en el momento de realizar la denuncia.

El departamento o persona/s denunciadas podrán ser informados sobre la investigación en curso, así como se les podrá requerir información adicional sobre los hechos, siempre y cuando esto no ponga en riesgo la confidencialidad y/o el anonimato del denunciante y de los testigos enumerados ni suponga un riesgo para la investigación en curso.

Una vez la denuncia haya sido resuelta favorablemente, se procederá a redactar e implementar un plan de acción para evitar que se vuelva a cometer la infracción o irregularidad denunciada, tomando las medidas que se consideren adecuadas según el código disciplinario de la empresa. En el caso de que la denuncia se resuelva desfavorablemente, esta será archivada en el sistema de forma anonimizada.

Las denuncias sospechosas de ser falsas o irrelevantes, podrán ser denegadas y archivadas de forma anonimizada.

Derechos

Si la denuncia planteada afecta a una o varias personas nombradas, generalmente se notificará a los afectados en cuestión sobre:

• El tema en cuestión de la denuncia planteada.
• El resultado de la inquietud planteada, excepto si la inquietud se rechaza por infundada o se somete a una investigación adicional;
• La ley aplicable al procesamiento de los datos personales de la persona relevante y cualquier otra información que deba proporcionarse en virtud de la ley de protección de datos.
• Cómo la persona relevante puede ejercer su derecho de objeción y derecho de rectificación para recibir datos y responder a la inquietud planteada.

La notificación se realizará a la mayor brevedad y a más tardar un mes después de que se hayan obtenido los datos anteriores.

Si existe un riesgo concreto de que la notificación ponga en peligro la investigación de la inquietud planteada o la posibilidad de obtener las pruebas necesarias, es posible, sin embargo, posponer o no realizar la notificación hasta que el riesgo ya no exista.

Si la denuncia contiene datos sobre otras personas identificables distintas de la persona objeto de la denuncia, dichas personas serán notificadas como se describe anteriormente. Esta notificación puede no contener ningún dato identificable sobre las personas afectadas.

Protección de datos

Los datos facilitados a través del cuestionario serán añadidos a un fichero responsabilidad de Centro Alum SAU con el fin de dar seguimiento a las denuncias e informaciones planteadas.

Los datos tratados pueden incluir datos personales generales y confidenciales con respecto a las personas afectadas por la denuncia, así como del propio denunciante en caso de no ser anónima. Solo se tratarán los datos necesarios para el conocimiento e investigación de las acciones u omisiones denunciadas.

La base de licitud del tratamiento de datos es el interés legítimo (art 6.1.f del RGPD) y el cumplimiento de una misión realizada en interés público (art 6.1.e del RGPD).

Los datos se mantendrán durante el tiempo necesario para dar respuesta a las denuncias efectuadas y, en todo caso, por un plazo máximo de 10 años.

Puede ampliar la información de protección de datos, así como ver los derechos que le asisten, consultando la política de privacidad de Centro Alum SAU a través del enlace https://centroalum.es/politica-privacidad/.